Glossar

Bei Buchung eines Zimmerkontingentes mit dem Vermerk „Abrufkontingent“ gehen nicht abgerufene/ gebuchte Zimmer ab einem festgelegten Datum (i.d.R. sechs bis acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn) automatisch und ohne Kosten in den freien Verkauf zurück.

Mit einer Aufplanung, auch Aufbauplanung auf Events, legen Veranstalter fest, welche Standfläche einem Aussteller zugewiesen wird. Für gewöhnlich wird die Aufplanung erst nach dem Ende der Anmeldefrist für Aussteller vorgenommen. Berücksichtigt werden dabei die angemeldete Standgröße, Standards und Sicherheitsrichtlinien (z.B. Notausgänge) und die Ausstellungsgliederung.

Veranstalter, z.B. von Kongressen, müssen aus sicherheitstechnischen Gründen frühzeitig einen Bestuhlungsplan zur Zahl und Anordnung der Sitzplätze vorlegen, damit Fluchtwege und Notausgänge ersichtlich sind. Gängige Bestuhlungsmöglichkeiten sind:

Reihenbestuhlung	Theaterbestuhlung	parlamentarische Bestuhulung
Blockbestuhlung	Hufeisen- oder U-Form	Bankettstyle

Cabaretstyle (Bild)

Bei einem Break-Out-Meeting treffen speziell interessierte Kongressteilnehmer zusammen, die ein im Plenum angesprochenes Thema vertiefen wollen. Hierzu werden von den Veranstaltern kleine Tagungsräume zur Verfügung gestellt; sogenannte Break-Out-Rooms.

Der Break-Out- Room wird während Meetings oder Veranstaltungen in der Nähe eines Hauptraumes zur Verfügung gestellt. Hier wird weitergearbeitet, wenn die Gesamtgruppe in kleinere Gruppen aufgeteilt wird.

Ein Briefing ist ein Verfahren, welches zum schnellen Einstieg in die Zusammenarbeit mit externen Veranstaltungsplanern und Eventagenturen beiträgt. Vermittelt werden die Zielsetzung der Veranstalter, die Zahl und Herkunft der erwarteten Teilnehmer, das Budget und Details zum Programmablauf.

Event kommt aus dem Englischen und bezeichnet verschiedene Zusammenkünfte wie Feste, Veranstaltungen oder Partys.

Die gastronomische Verpflegung während Kongressen und Tagungen in Hotels wird als Food and Beverage (F&B)-Leistung bezeichnet.

Full-Service ist eine Art von Service, bei der der Kunde möglichst umfangreich und umfassend bedient oder bewirtschaftet wird. Im Full-Service wird jede mögliche, sinnvoll angebrachte Leistung angeboten.

Green Meeting ist der englische Sammelbegriff für „grüne Tagung“. Gemeint sind damit Veranstaltungen, die über alle Ebenen der Wertschöpfungskette hinweg, dem Gedanken der ökologischen Nachhaltigkeit dienen.

Hospitality Desk ist die Bezeichnung für den Empfang, den Sie im Hotel oder Tagungsbereich gut sichtbar aufstellen sollten, um Ihre Gäste zu begrüßen. Hier erhalten die Gäste z.B. ihre Namensschilder und wichtige Informationen zum Veranstaltungsverlauf.

Incentive-Reisen  sind Veranstaltungen oder Reisen, die von Unternehmen eingesetzt werden, um Einzelpersonen (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner) zu motivieren oder zu belohnen.

Ein Kongress ist eine Zusammenkunft von bis zu mehreren Tausend Teilnehmern aus politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Organisationen. Das Treffen gilt der öffentlichen Vorstellung von Erkenntnissen und Aufgaben, Ideen und Lösungsmöglichkeiten zu übergreifenden Themen und Problemen, die an einem speziellen Themenbereich arbeiten.

MICE ist eine Abkürzung, mit der jener Teil des Geschäftstourismus bezeichnet wird, der die Organisation und Durchführung von Tagungen (Meetings), von Unternehmen veranstalteter Anreiz- und Belohnungsreisen (Incentives), Kongressen (Conventions) und ähnlichen Veranstaltungen (Events) umfasst.

No-Show ist der englische Ausdruck für „Nichterscheinen“. Veranstalter kaufen häufig vorab Zimmerkontingente ein. Sollten diese nach Ablauf der kostenfreien Stornierungsfrist doch nicht belegt werden, fallen dennoch meistens Kosten an. Diese No-Show-Gebühren übernimmt in der Regel bis zu 100 Prozent der Einkäufer.

Professional Congress Organiser (PCO) übernehmen den vollständigen Service für die Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Tagungen sowie die Teilnehmer- und Budgetverwaltung.

Eine Roadshow bezeichnet, im Hinblick auf die Veranstaltungsbranche, verschiedene Arten einer Darstellung von Materialien oder Produkten; hierzu gehören Referate, Präsentationsprogramme, Pinnwandvorträge und Ausstellungen.

Ein Seminar ist eine Lern- und Lehrveranstaltung, die dazu dient, Wissen in kleinen Gruppen interaktiv zu erwerben oder zu vertiefen. Seminare werden von einem Seminarleiter bzw. Trainer durchgeführt.

Eine individuelle Besichtigung einer Destination oder Tagungsstätte durch den Veranstaltungsplaner bezeichnet man als Site Inspection. Für gewöhnlich liegt bei einer Site Inspection ein konkretes Planungsvorhaben für eine Veranstaltung vor.

Stornierung, auch Storno, bedeutet Rückabwicklung einer Buchung oder eines Vertrags. Als Stornierungsfrist bezeichnet man die Frist, bis zu der die Stornierung durchgeführt sein muss, ohne dass Kosten entstehen. Abkürzung hierfür ist häufig „Stornofrist“.

Die Tagung ist eine Veranstaltung, die von Unternehmen, Institutionen, Vereinigungen oder Organisationen durchgeführt wird, um eine zielgerechte Kommunikation umzusetzen.

Eine Tagungspauschale beinhaltet einzelne Leistungen, die zusammengefasst in einem Paket meist günstiger als die Einzelleistungen sind. Es gibt demnach einen Pauschalpreis oder Gesamtpreis. Enthalten sind in der Regel Raummiete, Standardtechnik, Kaffeepausen, Mittagssnack und Tagungsgetränke.

Das Zimmerkontingent beschreibt eine Anzahl von Zimmern, die ein Veranstalter in einem bestimmten Hotel für eine bestimmte Veranstaltung bucht und für Kunden oder Teilnehmer bereithält und verwaltet.